新宿明治安田生命ホール・貸出案内・予約・使用方法

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予約・使用方法

仮予約

ホール事務所にご来館頂くか電話にて、ご希望の日時の予約の空き状況を確認して下さい。

仮予約申請書を記入・提出して頂いて、仮予約は成立します。

仮予約の期間は、原則的に1週間としています。

下見

特に当ホールを初めて利用される場合、仮予約期間中に必ず下見を行って頂きます。

この下見を行って頂けない場合には、使用申込(正式な予約)は出来ません。

この下見の作業は、計画されている催物が当ホールで開催可能か精査する為の物で、

使用申込み後のトラブルを回避する為には、必ず行って下さい。

日程変更・キャンセル等

使用申込書の提出の後、キャンセルとなった場合でも、予約金は入金して頂きます。

この予約金を「キャンセル料」として充当させて頂きます。

予約金の金額は、予約日程の1か月前迄はホール使用料の50%です。

1か月を経過した場合、ホール使用料の100%と、各種発注物の絡みで発生する諸費用が範疇となります。

日程変更の場合、所定書面にて手続きを行って頂きます。

日程変更は1回のみ可能です。

2回目以降の日程変更は出来ません。

(この場合、一度予約取消処理を行い、再度新しい日程を予約して頂きます)

打合わせ

催物当日より1か月前迄に、催物の打合わせを行います。

この打合わせが無い場合、催物の開催が出来ません。

打合わせに必要な情報は、時間振興計画・要員配置・発注物関係類と、

催物開催に関わる全ての情報が必要です。

入館時間(貸出開始時間)から30分未満後の開場時間の設定や、

退館時間(貸出終了時間)より30分未満前の終演時間の設定は、

実際の貸出区分と催物進行上・準備設営・撤収原状回復作業上、

その時間設定には無理が生じる場合が多く有り、

時間設定の変更をお願いする場合が有ります。

当日迄

打合わせで確認した諸事項を進行させます。

発注物関係の発注・納品もこのタイミングで行います。

当日

使用申込書・打合わせ時に設定した入館時間になってから、

主催側・関係者等の入館が可能です。

貸出時間前に入館される場合、延長料を頂く事となります。

区分によっては、「前の区分」の催物が進行している場合も有り、

他の催物への影響も考慮し、入館時間は厳守して下さい。

開場・本番開始以前に、当日の避難誘導・警備要員に関する情報を提示して頂きます。

催物終了後、極力早い段階で一般来場者の退館をお願い致します。

貸出時間・入館時間の際ご入館されて以降、退館される迄の間の受付入退館チェックは主催側で管理して下さい。

終了後

催物終了後は一般来場者を早期退館させ、主催側・関係者のみの状態で原状拡幅作業・撤収作業を行って下さい。

貸出時間内に退館されない場合、延長料を頂く事となります。

退館時は催物責任者の方は必ずホール事務所に最終退館確認を行って下さい。

この際、請求確認等の作業が有ります。

その他

「落し物・遺失物」の処理は、主催側の責任範疇で処理して下さい。

催物当日以外の荷物の発着はお断りしていますが、

やむを得ない場合はホール事務所宛にお問い合わせ頂いた分のみ承ります。

ホール内では主催側荷物の取置楠ペースが限られており、

取り置いた荷物の責任はホール側では一切負いません。

出演者・関係者・一般来場者の方で、車椅子利用の方がいらっしゃる場合、

事前にその旨、諸情報をホール側へ打診して下さい。

当ホールは基本的に「階段を避けての入退館は出来ません」。

ホール外階段部(1F〜B1F・B2F〜B1F)は、地下道と地上への開放通路ともなっており、開放時間が限られています。

曜日に関係なく、21:00には閉鎖となります。

この為、20:45〜50分にはB2F部を閉鎖し、1Fからの入退館となります。